メールマガジンでは、双方向の配信システムを使用するメーリングリストとは異なり、購読者同士で情報交換ができないプッシュメディア方式の配信システムを使用することが一般的である。日本ではまぐまぐの無料サービスが成功して広く普及している。
英語でいう「Email Newsletter」「News Letter」「ezine」などは、特定の法人・個人が自社・自分の購読者へ配信するものだけを指す。 つまり文字通りLetter（読者への手紙）なので、日本のメルマガでよく見られる五行広告など、他社・他人の広告宣伝媒体的な機能は含まない。
初期は企業か一部の個人が発行しているものが大半であったが、一般化するにつれて政治家や政党、内閣、省庁、自治体、NGO、警察などでもメールマガジンを発行するようになった。そのような中、メールマガジン普及のピーク時に登場した小泉内閣メールマガジンはメールマガジンが一般化したことの象徴でもあった。その後、時の内閣からもメールマガジンが発行されている。 メールマガジンを発行する場合、内容以外にも受信者の好みや環境の違いに配慮するなど、購読者の満足度向上に工夫が必要となる。配慮すべき項目としては、一回のデータ量、配信頻度、形式（HTMLかテキストか）、配信停止の仕組みなどがある。
また、各種サービス等の提供事業者が、加入者に対して送付する広告メールを「メールマガジン」と称している場合もある。中には、メールアドレスの記入を必須事項とするなどしてアドレスを収集し、アドレスの記入を以って「メール送付を許可された」と拡大解釈して必要以上の頻度でメール送付を続けるといったスパム紛いの行為を行う事業者もある。
途中で説明も無く配信が途絶え、事実上廃刊するものもある。
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